Evite que a logística, infraestrutura e público-alvo sejam um problema em seu evento corporativo.
Não importa o tamanho, todo evento corporativo exige um planejamento cuidadoso para garantir que tudo corra bem. Isso é especialmente verdadeiro quando se trata de logística, infraestrutura e público-alvo. E como eliminar imprevistos do seu evento corporativo?
Cuidando desses três componentes principais com antecedência, você pode evitar que eles se tornem problemas no dia do seu evento. Continue lendo para obter algumas orientações práticas.
Quais são os três pilares de um evento corporativo?
Os três pilares de um evento corporativo são logística, infraestrutura e público-alvo. Se houver falhas em qualquer um deles, é provável que a qualidade do evento sofra, assim como os resultados esperados. Vamos dar uma olhada em cada um desses pilares e saber como evitar que eles se tornem um problema:
Logística
Logística refere-se ao planejamento e execução de todos os detalhes necessários para que seu evento corra bem. Isso inclui tudo, desde garantir o local e as licenças até a contratação de funcionários e o gerenciamento do catering.
O maior pesadelo para qualquer planejador de eventos são os problemas logísticos de última hora. Para evitar que eles aconteçam, siga estas práticas recomendadas:
• Estabeleça um orçamento para este evento, que norteará todas as ações subsequentes;
• Crie um plano detalhado do que precisa ser feito antes e durante o evento;
• Escolha um local de fácil acesso para todos os participantes;
• Planeje o transporte dos participantes, verifique a necessidade de locação de vans e crie horários e rotas;
• Certifique-se de que todos os membros da equipe responsáveis pela logística estejam na mesma página e entendam suas funções;
• Dependendo do tamanho do seu evento, a contratação de uma equipe de saúde e segurança é essencial;
• Trabalhe com fornecedores confiáveis que oferecem serviços de qualidade dentro do seu orçamento. Isso ajudará a reduzir seus níveis de estresse e permitirá que você se concentre em outros aspectos do evento;
Uma mudança climática afetará o evento? Tenha planos de contingência em vigor caso algo dê errado. Isso não é pessimismo, é preparo.
Infraestrutura
A infraestrutura refere-se à configuração física do seu evento, incluindo coisas como produção de palco, sistemas de som e iluminação, sinalização e controle de multidões. E todos esses aspectos podem trazer grandes problemas ao evento se forem mal planejados.
Para evitar transtornos, preste atenção ao seguinte:
• Não deixe de visitar o espaço pessoalmente antes de reservar para garantir que ele atenda às suas necessidades;
• Organize os processos de montagem para que tudo esteja em ordem antes da chegada dos convidados;
• Confirme se o local possui infraestrutura adequada para dar suporte ao seu evento. Isso inclui coisas como saída de emergência e extintores, energia e acesso à internet, bem como banheiros suficientes e acessibilidade para cadeiras de rodas, por exemplo;
• Teste todos os equipamentos antes da data do evento para garantir que estejam funcionando corretamente;
• Se possível, tente trabalhar com empresas que tenham experiência em sediar eventos corporativos;
• Certifique-se de que seu equipamento audiovisual esteja em boas condições de funcionamento e que você tenha o suficiente, incluindo itens de reserva;
Planeje contingências caso algo dê errado com sua infraestrutura no dia do evento.
Público-alvo
O público-alvo é o grupo de pessoas com maior probabilidade de estar interessado em participar do evento. É importante saber quem você está segmentando, isso ajudará a determinar a estratégia de marketing certa e escolher o tipo certo de local.
Lembre-se de que diferentes faixas etárias ou culturas podem ter expectativas diferentes de um evento. Você precisa levar isso em consideração no planejamento, caso contrário, os resultados não serão conforme o esperado.
Portanto, fique atento aos seguintes pontos:
• Pesquise minuciosamente seu público-alvo antes de planejar seu evento para que você possa atender às suas necessidades e expectativas;
• Os membros da família serão permitidos em seu evento corporativo ou é apenas para profissionais? Não se esqueça de planejar o entretenimento para todos os participantes, desde crianças até animais de estimação, se houver;
• Lembre-se que pessoas diferentes requerem cuidados diferentes. Personalidades famosas, por exemplo, podem provocar alvoroço devido ao assédio por parte do público e comprometer a segurança de todos;
• Revise todos os materiais publicitários on-line e off-line para garantir que a mensagem seja entregue de forma clara e objetiva ao público-alvo. Lembre-se que erros de ortografia ou digitação podem prejudicar a credibilidade do seu evento;
Adapte o cardápio às mais variadas dietas, com opções para veganos, vegetarianos e pessoas com restrições alimentares.
Como a Premier Turismo pode facilitar o planejamento de seu evento?
Se você estiver organizando uma pequena conferência ou um evento de grande porte, a Premier Turismo pode ajudar a tornar seu processo de planejamento muito mais fácil.
Somos especializados em fornecer logística aérea e terrestre, traslados e acomodações para os participantes, além de outros serviços importantes que garantirão o bom andamento do seu evento.
O que nos diferencia é a nossa atenção aos detalhes e nosso compromisso com o atendimento ao cliente. Sempre solicitamos a programação do evento para entender melhor as necessidades de nossos clientes e nos organizar de acordo. Isso inclui aluguel de espaço, decoração, alimentação e entretenimento e até brindes personalizados para os participantes.
E, claro, durante a realização, estaremos no local para dar todo o suporte que você precisar. Com a Premier Turismo cuidando de todos os detalhes logísticos, você pode se concentrar em tornar seu evento um sucesso. Entre em contato com a nossa equipe.
