Você está cansado de lidar com problemas evitáveis relacionados às viagens corporativas da sua empresa? Despesas desnecessárias, fraudes de reembolso, viajantes insatisfeitos e gerentes sobrecarregados? No texto de hoje vamos instruir você a como resolver sua gestão de despesas em viagens corporativas.
Acima citamos apenas alguns exemplos comuns dos desafios diários de empresas com gastos em viagens de negócios. Mas esse gerenciamento não precisa ser um incômodo. Existem algumas práticas que você pode adotar para facilitar todos os processos e evitar transtornos.
Nesta postagem do blog, descreveremos nove delas.
As vantagens de uma boa gestão de despesas de viagem
Gastos relacionados a viagens podem realmente prejudicar os resultados e o desempenho de uma empresa, portanto, a gestão de despesas é crucial e traz vários benefícios, incluindo:
Redução de custos
Outro benefício importante do bom gerenciamento de despesas é que ele pode ajudar a reduzir os custos gerais.
Ao estabelecer políticas e procedimentos sobre como as despesas devem ser enviadas, rastreadas e reembolsadas, as empresas podem evitar atrasos e taxas de processamento desnecessárias.
Além disso, quando os funcionários precisam enviar recibos e justificar suas despesas, isso ajuda a manter os gastos sob controle. Isso pode resultar em economias em tudo, desde custos de viagem até material de escritório.
Maior conformidade e governança corporativa
Finalmente, uma boa gestão de despesas também pode ajudar a melhorar o compliance e a governança corporativa.
Ao definir regras e procedimentos claros para despesas, é possível minimizar o risco de não conformidade ou comportamento antiético. Isso ajuda a proteger a reputação da empresa e garante que os recursos financeiros sejam usados de forma responsável.
Melhores práticas para gestão de despesas em viagens corporativas
Aqui estão nove práticas nas quais você pode confiar para o gerenciamento de despesas de viagens corporativas:
1. Crie uma Política de Viagens
Quando se trata de gerenciar despesas, é fundamental ter uma política de viagens. Isso significa definir diretrizes claras sobre o que é e o que não é permitido quando se trata de viagens de negócios.
Isso ajudará você a ficar dentro do orçamento, definir expectativas e evitar confusão com os funcionários.
Leia mais: 6 passos para um programa de viagens eficaz – Premier Turismo
2. Planeje as viagens com antecedência
Ao planejar viagens corporativas com bastante antecedência, muitas vezes você pode encontrar melhores ofertas em passagens aéreas, hotéis e aluguel de carros. Quando deixado para a última hora, tudo fica mais caro.
3. Consulte a média de gastos de cada viajante
É necessária uma análise do custo médio por viajante para garantir que cada viagem esteja dentro do orçamento.
Se você perceber que alguns funcionários estão gastando mais do que outros, ou se parece que há muitas despesas únicas surgindo, é hora de uma investigação.
Outra forma de identificar irregularidades é verificar os hábitos de consumo por dia da semana. Há grandes diferenças nos gastos entre sextas e sábados? Se assim for, essas transações precisam ser analisadas mais de perto.
Pode haver uma explicação perfeitamente razoável para isso, mas vale a pena investigar se há gastos desnecessários.
4. Defina limite de gastos e solicite recibos
Para não estourar o orçamento com viagens corporativas, você pode definir limites de gastos para ajudar a controlar os custos.
Também exija que os funcionários enviem recibos de todas as despesas reembolsáveis. Isso ajuda a garantir que a empresa pague apenas por despesas válidas e também facilita a aplicação da política corporativa, se necessário.
5. Use a tecnologia a seu favor
Use a tecnologia para ajudar a rastrear e gerenciar despesas. Existem muitos programas de software que podem automatizar esse processo, facilitando e agilizando a análise das tendências de gastos e a identificação de possíveis problemas.
6. Concentre os gastos em um cartão corporativo
Ao usar um cartão de crédito corporativo para viagens de negócios, você tem maior gestão dos pagamentos com facilidade de centralização e conciliação otimizada.
7. Acompanhe as métricas
Analise periodicamente os padrões de gastos e faça as alterações necessárias. As políticas e procedimentos corporativos devem ser ajustados regularmente com base na experiência real, a fim de otimizar a eficiência e manter os custos sob controle.
8. Faça escolhas conscientes
Faça escolhas conscientes sobre a locomoção dos viajantes. Por exemplo, alugar um carro pode ser mais barato do que apenas pegar um Uber ou Táxi; compare as opções e escolha aquela que faz mais sentido financeiramente.
Também verifique o custo-benefício das escalas. Elas podem prolongar o tempo do deslocamento e ainda aumentar as chances de perder bagagem ou encontrar outros problemas na viagem, como atraso de voos. Sempre que possível, tente reservar voos diretos para não ter que se preocupar com conexões perdidas e otimizar o tempo do deslocamento.
9. Encontre uma agência especializada em viagens corporativas
A melhor maneira de gerenciar suas despesas de viagem corporativa é trabalhar com uma agência especializada. Eles podem ajudá-lo a planejar suas viagens, encontrar as melhores ofertas em passagens aéreas e hotéis e monitorar seus gastos.
A Premier tem a experiência e as ferramentas necessárias para garantir que todos os seus custos relacionados à viagem sejam contabilizados e que você permaneça dentro do seu orçamento. Entre em contato com a nossa equipe para saber mais.
