Não há como negar que a pandemia prejudicou diversos segmentos, e eventos foi um deles. Um levantamento do Sebrae revela que o Covid-19 afetou 98% desse setor. Com muitas adaptações, a área vem se recuperando, porém com diferentes protocolos e regras mais rígidas de segurança. Se antes a logística e planejamento já precisavam ser
rigorosamente trabalhados, essa necessidade aumentou. Mas, afinal de contas, o que envolve a logística de um evento corporativo? Neste post, contamos tudo pra você.
No site Turismologia há uma classificação dos eventos por quantidade de participantes. São considerados mega eventos quando há mais de 5000 participantes, de grande porte quando são mais de 500, médio porte de 200 a 500 e pequeno porte quando são até 200 participantes.
Dito isso, destacamos a importância da organização, independente do porte do evento. Não há como ter certeza absoluta de que tudo acontecerá sem percalços, porém não se pode deixar espaço para improvisos. Profissionais qualificados e com vasta experiência já são um ótimo começo! Especialistas da área precisam conhecer a fundo sobre plano de contingência, de segurança e prevenção de todos os tipos de risco. É importante destacar que o plano de contingência não é pessimismo, mas sim a preocupação com a segurança do público em primeiro lugar.
Cuidar da logística de um evento corporativo exige atenção, pois é necessário fazer todo o cálculo da operação, orquestrar horários e ter olhar apurado. Logística é muito mais do que transporte, pois envolve vários serviços, acordos em grande escala e detalhes que vão desde a negociação de um grupo com a cia aérea, ao check-in antecipado dos participantes no hotel, passando pelo detalhe e cuidado do mimo que será colocado no quarto de cada hospede que participará do evento.
Várias perguntas devem ser feitas já na fase de “desenho” do evento: quais transportes servem a região? Preciso de estacionamento com quantas vagas? Qual a previsão do tempo? Outro item essencial são as visitas técnicas aos fornecedores que serão utilizados, como por exemplo, o espaço que o evento ocorrerá, os veículos que serão utilizados no transporte terrestre, o hotel em que os participantes ficarão, para certificar-se da qualidade e se o produto atende a demanda de seu evento, minimizando possíveis problemas que possam surgir durante o mesmo e que devem ser evitados ao máximo.
Alguns participantes exigem maior atenção, como artistas e políticos, por exemplo, que podem causar assédio por parte do público e comprometer a segurança de todos. O organizador em conjunto com a agência, precisa pensar no deslocamento desses participantes, tanto para a chegada, quanto para a saída. Aliás, quando termina o evento para os participantes, para o organizador ainda é uma realidade distante. Esse profissional precisa pensar na saída do público, na desmontagem da estrutura, há uma grande operação por trás.
Cuidar da logística de eventos corporativos demanda profissionais de qualidade, com experiência no assunto. A Premier Turismo conta com uma equipe de especialistas com foco na gestão da logística de eventos e está no mercado há 30 anos.
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