Principais erros que as empresas cometem ao planejar viagens corporativas e como evitá-los
As viagens corporativas são oportunidades onde os profissionais conseguem adquirir mais experiência e onde as empresas têm chances de expandir seus negócios. No texto de hoje falaremos sobre as principais falhas no planejamento de viagens corporativas.
O problema surge quando há um mau gerenciamento das viagens, podendo gerar altos custos para a empresa e impactando negativamente o cronograma da viagem
A boa notícia é que a maioria desses erros podem ser evitados com uma boa gestão e mais preparo dos profissionais. E, para te ajudar a evitar essas situações, vamos listar os principais erros que as empresas cometem em viagens corporativas e como é possível evitá-los. Vamos lá?
Não definir uma política de viagens da empresa
A política de gestão de viagens deve ser bem elaborada, pois, caso ela seja muito restrita ou burocrática, pode causar impactos no planejamento das viagens.
Por exemplo, uma política burocrática pode fazer com que a reserva de voos e passagens ocorra muito próximo à data da viagem. Nesse caso, é possível que não haja tantas opções disponíveis e os preços tendem a ser mais altos. Por outro lado, a política também não pode ser muito livre, pois ela pode gerar gastos excessivos para a empresa.
Sendo assim, o ideal é elaborar uma política equilibrada, nem tão rígida e nem tão flexível, que auxilie o gestor a administrar os gastos da viagem com mais eficiência.
Não planejar as viagens com antecedência
Como dissemos, um dos principais fatores que podem gerar riscos na viagem é planejá-la em cima da hora, portanto, o planejamento é essencial para garantir o sucesso da viagem.
Sendo assim, é necessário manter um cronograma de viagens e começar a planejá-la com antecedência, assim, é possível garantir as melhores tarifas e melhores acomodações.
Não contratar seguro viagem
Ninguém gosta de viajar e ficar doente ou ter algum problema que não pode ser resolvido facilmente, não é mesmo?
Por isso, mesmo que não se deseja ficar doente durante a viagem, é fundamental – e em alguns destinos, obrigatório – contratar um seguro viagem. Mesmo que alguns gestores considerem esse gasto desnecessário, ele é essencial para garantir maior segurança nas viagens internacionais. Sendo assim, a política de gestão de viagens deve ter uma lista com empresas de seguro viagem.
Não elaborar e analisar relatórios de prestação de contas de viagens
Outro erro muito frequente nas viagens corporativas é o hábito de não fazer ou não analisar as prestações de contas da viagem. Os profissionais que estão viajando devem preencher um relatório detalhando os gastos da viagem, como despesas com táxi, refeições, combustível, entre outros.
Porém, é comum que o relatório seja deixado para a última hora. No entanto, essa prática pode causar erros no preenchimento e até na perda dos comprovantes de despesas.
Sendo assim, é fundamental que os colaboradores tirem um tempo no dia para montar seus relatórios e mantê-lo atualizado. Ou seja, manter o relatório sempre atualizado é uma forma de gestão de viagem eficiente, além de garantir maior economia e transparência nos processos.
No entanto, de nada adianta preencher os relatórios se eles não forem analisados pelos gestores. Isso porque os relatórios fornecem informações para gestão das despesas reembolsadas.
Não saber como utilizar o cartão corporativo
O cartão corporativo é uma ferramenta comum em viagens corporativas. Com ele, o profissional pode pagar as suas despesas do dia a dia, e também utilizá-lo em caso de emergência. Porém, na prática, o uso do cartão pode ser feito de forma errônea, ou seja, o colaborador utilizá-lo em benefício próprio. Essa atitude, são contra as regras da empresa e podem gerar impactos financeiros negativos.
Dessa forma, é necessário que os profissionais sejam orientados quanto às boas práticas na hora de utilizar o cartão corporativo.
As viagens corporativas são essenciais para algumas empresas. Porém, durante o planejamento, é necessário tomar alguns cuidados a fim de evitar erros que prejudiquem a empresa e o colaborador.
Diante disso, é fundamental que as empresas elaborem uma política de viagens eficiente, para que esses erros sejam evitados e a viagem ocorra de forma segura, produtiva e econômica.
A Premier Turismo é uma empresa especializada em viagens, sendo assim, podemos ajudar a sua empresa a fazer viagens com segurança e economia. Se quiser ter mais informações, entre em contato com a nossa equipe, estamos esperando por você.