Um dos aspectos mais desafiadores das viagens corporativas é a contabilidade ou o cálculo de despesas. Esse processo pode ser demorado e complexo, com muitos detalhes e pequenas considerações que precisam ser analisadas.
Nesse sentido, muitas organizações lutam para gerenciar os gastos com eficiência, em grande parte por causa dos constantes erros internos.
Diante disso, reunimos algumas dicas que ajudarão você a reduzir custos em sua próxima viagem corporativa. Confira.
6 dicas para controlar melhor os custos de viagens corporativas
Você está procurando melhorar seu controle de custos em suas viagens corporativas? Aqui estão 6 dicas que podem ajudar:
1. Tenha um entendimento claro da política de viagens da sua empresa:
A política de viagens corporativas nada mais é do que um documento com um conjunto de diretrizes para essas viagens. É a base da estratégia de viagens de qualquer empresa.
É importante ter uma política bem pensada e bem desenhada, pois com ela pode haver melhor controle sobre o quanto os funcionários gastam em viagens de negócios, o que resultará em menores custos.
Além disso, os funcionários podem saber o que precisam fazer antes de reservar seus voos, hotéis e carros, ajudando-os a manter o orçamento.
Uma política bem definida também garantirá que os funcionários estejam cientes de quais despesas são reembolsáveis e quais não são.
Ela pode ser usada por qualquer empresa, seja com uma pessoa ou dezenas de funcionários que viajam com frequência. Então, se você ainda não tem uma política, comece a partir daí.
2. Planeje com antecedência:
Planejar com antecedência sua viagem corporativa pode ajudá-lo a economizar dinheiro a longo prazo. Sabendo o que você precisa e quando precisa, você pode evitar gastos de última hora, além de ganhar descontos em reservas antecipadas e aproveitar promoções.
Especialistas dizem que as reservas podem ser mais baratas se feitas com pelo menos 30 dias de antecedência. Sabemos que nem sempre é possível planejar isso com antecedência, mas quando for viável, ajudará a reduzir custos.
3. Compare preços:
Ao reservar sua viagem corporativa, não deixe de comparar os preços entre as companhias aéreas e os hotéis da região. Dessa forma, você pode garantir que está trabalhando com o melhor preço.
Essa dica complementa a anterior, pois quando deixamos para a última hora, tendemos a comprar da única opção disponível, o que aumenta os custos.
4. Use a tecnologia a seu favor:
O gerenciamento manual de viagens corporativas pode ser arriscado e ineficiente. A melhor maneira de garantir um maior controle e redução de custos é usando uma ferramenta que ofereça eficiência e segurança.
Nesse sentido, o ideal é implementar a utilização de plataformas tecnológicas robustas e completas que lhe permitam otimizar todos os aspetos das suas necessidades de planeamento e gestão.
O Premier Turismo oferece ferramentas de selfbooking que podem auxiliar sua empresa e seus viajantes nas demandas de viagens, além de Business Intelligence que promove relatórios e indicadores que facilitarão ainda mais o controle dos custos de viagens da sua empresa.
5. Tenha processos padronizados:
A falta de padronização nos procedimentos da empresa pode levar a maiores custos de viagens corporativas. Os padrões são importantes para qualquer empresa porque criam uma estrutura para os funcionários seguirem e permitem um melhor controle.
Se sua empresa não possui um fluxo bem definido para esses processos, é muito fácil perder o controle e até mesmo abrir uma brecha para fraudes. Sem padrões, os funcionários podem cometer erros não intencionais que podem custar caro.
6. Trabalhe com uma empresa de gerenciamento de viagens corporativas
Muitos gestores acreditam que contratar um parceiro especializado é um gasto desnecessário, afinal, seus funcionários são capazes de exercer essa função. Mas esta não é a realidade.
Contratar um serviço terceirizado pode te ajudar não só a controlar os custos, mas também a reduzi-los significativamente. Além de otimizar o tempo dos colaboradores com atividades correspondentes ao seu trabalho.
Planejar, pesquisar e fazer reservas para uma viagem pode ocupar mais tempo do seu funcionário do que você imagina, prejudicando-o em seus resultados.
Uma empresa de viagens pode te ajudar a aproveitar descontos e tarifas negociadas. Por exemplo, uma boa agência tem os contatos e o volume para negociar as melhores tarifas com os fornecedores.
Assim, pode ajudá-lo a encontrar os melhores preços de voos, hotéis e aluguel de carros, além de planejar sua viagem, gerar relatórios e muito mais.
Se precisar de suporte para controlar os custos das suas viagens corporativas, conte com a Premier. Entre em contato com a nossa equipe.
Seguindo essas dicas, você pode ter certeza de que poderá economizar tempo e dinheiro em suas viagens corporativas.
