Reduza seus custos com uma política de viagens em 2022, e se a sua organização ainda não o fez, agora é a hora de começar a pensar em implementá-la, isso pode ajudar a reduzir seus custos ainda no segundo semestre deste ano.
Normalmente, as viagens corporativas ocupam do segundo ao sexto lugar nas despesas gerais de uma empresa. Portanto, a gestão eficaz que advém da adoção de uma política bem planejada pode contribuir para a redução de custos. Mas isso não é tudo. Com essa atitude, você também estará investindo em melhores condições de trabalho, segurança e bem-estar para seus colaboradores.
Portanto, implementar uma política de viagens é essencial para qualquer empresa que tenha funcionários viajantes e, mesmo que o processo pareça um pouco complexo, vale a pena a longo prazo.
Pensando nisso, separamos algumas dicas para ajudar você a começar. Confira!
Como estruturar uma política de viagens bem-sucedida para reduzir custos ainda em 2022?
O primeiro passo para estruturar um programa de viagens de sucesso e reduzir custos ainda em 2022 é definir o escopo. Isso deve ser seguido por planejamento estratégico e implementação e, finalmente, engajamento e medição. Saiba mais sobre cada etapa abaixo:
Definir o escopo da sua política de viagens: antes de começar, entenda a operação e logística da sua empresa e dos seus viajantes.
Planejamento estratégico e implementação: cem qualquer outro projeto, é necessário definir planos, metas, prazos e atribuir responsabilidades pelo programa de viagens. Quanto mais cedo for aplicado, mais cedo você verá a economia de custos.
Engajamento: a liderança precisará ser informada sobre este projeto e os benefícios para toda empresa. É muito importante coletar contribuições de viajantes e de outras pessoas que possam nos ajudar com a elaboração do documento.
Medições: por fim, avalie os resultados de sua nova política. Avalie se é eficaz ou se serão necessários ajustes adicionais.
De que forma uma política de viagens corporativa pode ajudar a reduzir custos?
Uma política de viagens corporativas pode ajudar a reduzir o custo geral das viagens de negócios, delineando expectativas e diretrizes para os funcionários. Ela descreve quais despesas são elegíveis para reembolso, bem como instruções claras sobre como reservar voos e alugar carros e quartos de hotel, o que ajuda os funcionários a permanecerem dentro do orçamento.
Também orienta os profissionais sobre como se comportar durante a viagem, incluindo o que fazer em caso de emergência, prevenção de roubo (que pode custar caro), dicas de segurança durante a viagem e muito mais.
Além disso, despesas adicionais por interesses pessoais dos viajantes podem ser cortadas, como a escolha de voos mais caros para participar de programas de milhagem; seleção de assentos mais confortáveis (que custam mais) sem necessidade real; bagagem extra desnecessária e escolha de companhias aéreas ou hotéis específicos por preferência pessoal.
Dessa forma, uma política bem projetada cria um fluxo de trabalho eficiente que otimiza o tempo nos processos e evita desvios e despesas adicionais desnecessárias.
O que não pode faltar em uma política de viagens?
Em primeiro lugar, seu documento precisa ser claro e conciso, em linguagem simples para que todos entendam e sem risco de dupla interpretação. Ademais, esses são os itens indispensáveis para uma política de viagens eficiente:
Antecedência de compra: as reservas de última hora costumam ser mais caras, por isso estabeleça um prazo mínimo de compra de acordo com a realidade do seu negócio. Isso pode ser de 15, 30 ou até 60 dias.
Classes de reserva: defina a classe de reserva para viagens internacionais (econômica, executiva ou primeira classe) para cada solicitação de viagem. É possível estabelecer diferentes padrões para funcionários e convidados, por exemplo, e também para viagens nacionais ou internacionais.
Regras para alterações: é interessante criar regras para alterações de viagens assim como para as reservas, a fim de evitar despesas adicionais geradas por interesses pessoais do viajante.
Alimentação de bordo: defina quando o serviço de bordo será reembolsado pela empresa e em quais situações, por exemplo, um voo com duração superior a 4 horas.
Diretrizes de segurança: crie diretrizes para a proteção tanto do colaborador quanto para proteção dos dados da empresa que possam ter sido violados durante um roubo ou extravio de bagagem, por exemplo.
Hospedagem: estabeleça regras como padrões de hotel para reservas (3-4 estrelas, se utiliza padrão single ou duplo), se a empresa será responsável pelo consumo do frigobar e outras despesas como estacionamento.
Transporte: defina regras para transporte, como táxis, aplicativos ou aluguel de carros.
Reembolso de alimentação: é preciso deixar claro em que circunstâncias será reembolsado o valor das refeições? Os limites serão por refeição ou por dia e qual será o procedimento de reembolso? Precisa NF ou paga-se sempre o limite?
Mesmo que as medidas acima pareçam simples, elas são altamente eficazes para ajudar a reduzir os custos de viagens corporativas.
Por fim, mais importante do que criar uma política de viagens é que os funcionários tenham acesso a ela. Então, não se esqueça de tornar as regras acessíveis.
Precisa de ajuda para implementar sua política de viagens? Se você deseja reduzir custos ainda no segundo semestre de 2022, entre em contato conosco o quanto antes. Nossos executivos têm experiência em apoiar e estruturar políticas eficazes que atendam às necessidades de cada empresa.